Unterlagen für den Immobilienverkauf: Die vollständige Checkliste für den Kanton Zürich

Der häufigste Grund für Verzögerungen beim Immobilienverkauf ist banal: Es fehlen Dokumente. Die Käuferschaft hat zugesagt, die Bank will die Finanzierung prüfen – und plötzlich sucht man wochenlang nach dem Baubeschrieb von 1987 oder wartet auf das Protokoll der letzten Stockwerkeigentümerversammlung.

Diese Verzögerungen kosten mehr als Nerven. Sie verlängern die Vermarktungszeit, schwächen Ihre Verhandlungsposition und lassen im schlechtesten Fall einen Interessenten abspringen.

Die folgende Checkliste zeigt, welche Unterlagen Sie im Kanton Zürich benötigen, wo Sie sie beziehen und wann Sie sich darum kümmern sollten.

Warum Vollständigkeit den Preis beeinflusst

Käufer und finanzierende Banken bewerten Unsicherheit mit Abschlägen. Wer keinen Nachweis über den Zustand der Heizung, keine Angaben zum Erneuerungsfonds oder keine Baupläne vorlegen kann, gibt Anlass zu Preisverhandlungen – oft in einer Grössenordnung, die den Aufwand für die Beschaffung um ein Vielfaches übersteigt.

Ein zweiter Punkt betrifft die Steuern: Belege für wertvermehrende Investitionen senken die Grundstückgewinnsteuer direkt. Wer die Rechnung für den Dachausbau nicht mehr findet, verschenkt bares Geld.

1. Grundbuch und Eigentumsverhältnisse

Sie benötigen folgende Unterlagen:

– Aktueller Grundbuchauszug

– Katasterplan bzw. Situationsplan

– Kaufvertrag des seinerzeitigen Erwerbs

– Übersicht über Dienstbarkeiten und Anmerkungen

Prüfen Sie den Auszug genau. Eingetragene Dienstbarkeiten wie Wegrechte, Wohnrechte, Nutzniessungen oder Baurechte müssen der Käuferschaft offengelegt werden. Ebenso relevant sind Anmerkungen, etwa ein Vorbezug von Vorsorgegeldern aus der zweiten Säule (WEF-Anmerkung). Solche Einträge müssen vor der Handänderung geregelt werden.

Ein Grundbuchauszug sollte beim Verkaufsstart nicht älter als drei Monate sein.

2. Gebäude, Bau und Zustand

Sie benötigen folgende Unterlagen:

– Baubeschrieb und Baubewilligung

– Grundrisse, Schnitte, Fassadenpläne

– Flächenberechnung (Wohn- und Nutzfläche)

– Police und Schätzung der Gebäudeversicherung

– Angaben zum Heizsystem inkl. Baujahr

– Feuerungskontrolle / Kaminfegerbericht

– Tankrevisionsbericht (bei Öltank)

– Nachweise über Sanierungen und Renovationen

– Gebäudeenergieausweis GEAK (freiwillig)

Die Sanierungsbelege sind der wichtigste Punkt dieser Liste. Sie dienen gleich dreifach: als Verkaufsargument, als Nachweis gegenüber der Käuferschaft und als steuermindernde Anlagekosten bei der Grundstückgewinnsteuer. Legen Sie eine chronologische Übersicht an – Jahr, Massnahme, Betrag, Beleg vorhanden ja/nein.

Zum GEAK: Im Kanton Zürich ist er beim Verkauf nicht vorgeschrieben. Obligatorisch ist er lediglich in Freiburg, Waadt, Neuenburg und Jura. Käufer und Banken fragen ihn dennoch zunehmend nach, besonders bei älteren Gebäuden mit fossiler Heizung.

3. Behördliche Auskünfte

Sie benötigen folgende Unterlagen:

– Auszug aus dem Kataster der belasteten Standorte

– Zonenzuweisung und Bau- und Zonenordnung

– Angaben zu Ausnützungs- bzw. Überbauungsziffer

– Allfällige Schutzstatus (Inventar, Denkmalschutz)

Gerade bei älteren Liegenschaften mit Ausbaureserve interessiert die Käuferschaft nicht nur der heutige Zustand, sondern auch das bauliche Potenzial. Wer diese Angaben bereitstellt, spricht eine zusätzliche Käufergruppe an – etwa Familien mit Ausbauabsichten oder Investoren.

Ein Eintrag im Kataster der belasteten Standorte ist kein Ausschlusskriterium, muss aber offengelegt werden. Wird er erst spät entdeckt, entsteht Misstrauen.

4. Finanzen und laufende Kosten

Sie benötigen folgende Unterlagen:

– Hypothekarverträge und Schuldbriefe (Pfandtitel)

– Aufstellung der Nebenkosten der letzten zwei bis drei Jahre

– Prämienrechnung Gebäudeversicherung

– Rechnungen Wasser, Abwasser, Kehricht

– Aktueller Steuerwert der Liegenschaft

Kaufinteressenten kalkulieren die künftige Tragbarkeit. Eine saubere Aufstellung der jährlichen Betriebskosten wirkt professionell und beugt Nachverhandlungen vor.

Klären Sie parallel mit Ihrer Bank die Konditionen für eine vorzeitige Auflösung oder Übertragung der Hypothek. Diese Frage sollte beantwortet sein, bevor Sie einen Verkaufstermin zusagen.

5. Zusätzlich bei Stockwerkeigentum

Wohnungsverkäufe scheitern selten am Objekt und häufig an der Gemeinschaft. Diese Unterlagen erhalten Sie über die Verwaltung:

– Begründungsakt und Aufteilungsplan

– Reglement bzw. Nutzungs- und Verwaltungsordnung

– Hausordnung

– Protokolle der Stockwerkeigentümerversammlungen der letzten drei Jahre

– Jahresrechnungen und aktuelles Budget

– Aktueller Stand des Erneuerungsfonds und Ihr Anteil daran

– Wertquote Ihrer Einheit

– Beschlossene und absehbare Sanierungen inklusive Kostenschätzung

– Kontaktdaten der Verwaltung

Der kritische Punkt sind die Protokolle. Käufer lesen sie sehr genau – und zwar auf der Suche nach Sanierungsstau, Streitigkeiten und anstehenden Sonderbeiträgen. Eine beschlossene, aber noch nicht ausgeführte Fassadensanierung von CHF 80’000 auf Ihre Wertquote gehört transparent kommuniziert. Kommt sie erst in der Due Diligence ans Licht, kostet sie Sie in der Verhandlung meist mehr als den tatsächlichen Betrag.

Ein gut dotierter Erneuerungsfonds ist umgekehrt ein starkes Verkaufsargument.

6. Zusätzlich bei vermieteten Objekten

– Sämtliche Mietverträge inklusive Nachträge

– Aktuelle Mietzinsliste mit Angabe der Nettomietzinse und Nebenkostenakonti

– Nachweise über die Mietzinsdepots

– Nebenkostenabrechnungen der letzten Jahre

– Protokolle der Wohnungsübergaben

– Angaben zu Leerständen und Mieterwechseln

Bei Renditeobjekten ist die Mietzinsliste faktisch das wichtigste Dokument – aus ihr leitet die Käuferschaft den Ertragswert ab. Achten Sie auf Vollständigkeit und Aktualität; Abweichungen zwischen Inserat und Realität wirken sich unmittelbar auf den Preis aus.

Beachten Sie zudem: Bestehende Mietverhältnisse gehen auf die Käuferschaft über. Besichtigungen müssen mit den Mietparteien abgestimmt werden.

7. Persönliche und familienrechtliche Dokumente

– Identitätsausweis oder Pass aller im Grundbuch eingetragenen Eigentümer

– Bei Ehepaaren: Zustimmung des Ehegatten, wenn es sich um die Familienwohnung handelt (Art. 169 ZGB)

– Bei Erbengemeinschaften: Erbenbescheinigung, Testament oder Erbvertrag, Teilungsvertrag, Vollmachten aller Erben

– Bei Scheidung oder Trennung: Scheidungsurteil oder Trennungsvereinbarung

– Bei bestehender Beistandschaft: Zustimmung der KESB

– Bei Verkauf durch Bevollmächtigte: beglaubigte Vollmacht

Der Punkt zur Familienwohnung wird regelmässig übersehen. Auch wenn nur eine Person im Grundbuch steht: Handelt es sich um die gemeinsam bewohnte Familienwohnung, ist die Zustimmung des Ehegatten erforderlich. Ohne sie kann der Vertrag nicht beurkundet werden.

Bei Erbengemeinschaften gilt das Einstimmigkeitsprinzip. Klären Sie die Willensbildung, bevor Sie mit der Vermarktung beginnen – nicht, wenn ein Kaufangebot auf dem Tisch liegt.

Wann Sie was beschaffen sollten

8 bis 12 Wochen vor Verkaufsstart
Grundbuchauszug bestellen, Baupläne suchen, Sanierungsbelege zusammenstellen, bei Stockwerkeigentum die Verwaltung anschreiben. Diese Beschaffung dauert erfahrungsgemäss am längsten.

4 bis 6 Wochen vor Verkaufsstart
Gebäudeversicherungsschätzung, Nebenkostenaufstellung, Angaben zur Heizung, behördliche Auskünfte. Entscheid über einen GEAK.

Vor Vermarktungsbeginn
Vollständige Dokumentation zusammengestellt, Flächen geprüft, Fotos und Grundrisse erstellt.

Vor dem Notartermin
Hypothekarsituation geklärt, Sicherstellung der Grundstückgewinnsteuer besprochen, familienrechtliche Zustimmungen eingeholt, Schuldbriefe verfügbar.

Die drei häufigsten Lücken

1. Fehlende Baupläne bei Liegenschaften aus den 1960er- bis 1980er-Jahren. Das Bauamt der Gemeinde führt in der Regel ein Archiv. Die Anfrage braucht Vorlauf – rechnen Sie mit mehreren Wochen.

2. Unklare Flächenangaben. Wohnfläche, Nettowohnfläche und Bruttogeschossfläche werden oft verwechselt. Eine falsche Angabe im Inserat ist ein Gewährleistungsrisiko. Legen Sie fest, nach welcher Norm gerechnet wurde, und weisen Sie das aus.

3. Verlorene Handwerkerrechnungen. Fragen Sie beim ausführenden Betrieb nach einer Kopie – viele bewahren Rechnungen zehn Jahre und länger auf. Bei Sanierungen mit Baubewilligung hilft zudem das Bauamt weiter.

Häufige Fragen

Welche Unterlagen sind für den Verkauf zwingend erforderlich?
Für die Beurkundung genügen formal Grundbuchauszug und Identitätsnachweis. Für eine erfolgreiche Vermarktung und die Finanzierungsprüfung der Käuferschaft brauchen Sie deutlich mehr – insbesondere Pläne, Gebäudeversicherungsschätzung und bei Stockwerkeigentum die Unterlagen der Gemeinschaft.

Wo bestelle ich einen Grundbuchauszug im Kanton Zürich?
Beim Grundbuchamt am Standort der Liegenschaft. Notariat und Grundbuchamt sind im Kanton Zürich in derselben Amtsstelle zusammengefasst.

Brauche ich einen Energieausweis, um mein Haus zu verkaufen?
Im Kanton Zürich nicht. Eine gesetzliche GEAK-Pflicht bei Handänderungen besteht nur in Freiburg, Waadt, Neuenburg und Jura.

Wie alt darf ein Grundbuchauszug sein?
Für die Vermarktung sollte er nicht älter als drei Monate sein. Für die Beurkundung zieht das Notariat ohnehin den tagesaktuellen Stand bei.

Was tun, wenn Unterlagen fehlen?
Beschaffen, so weit möglich – über Gemeinde, Bauamt, Verwaltung oder ausführende Betriebe. Wo eine Beschaffung nicht möglich ist, gehört die Lücke transparent kommuniziert. Verschwiegene Mängel können nach dem Verkauf zu Gewährleistungsansprüchen führen.

Muss mein Ehepartner dem Verkauf zustimmen?
Wenn es sich um die Familienwohnung handelt: ja, unabhängig davon, wer im Grundbuch eingetragen ist.

Wir übernehmen die Beschaffung

Bei jedem Verkaufsmandat erstellen wir eine objektspezifische Dokumentenliste und beschaffen fehlende Unterlagen bei Gemeinde, Grundbuchamt und Verwaltung. Das spart Ihnen Zeit – und stellt sicher, dass die Finanzierungsprüfung der Käuferschaft nicht an einer fehlenden Seite scheitert.

Am Anfang steht die Bewertung: Sie zeigt, welcher Preis realistisch ist und welche Unterlagen diesen Preis stützen.

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Autor: Stephan Heller, lic. oec. HSG, geschäftsführender Partner seit über 20 Jahren.